Le soleil brille, les vacances battent leur plein. Noël, ça paraît très loin… et pourtant !
Les soirées de Noël en entreprise s’organisent dès le mois d’août. Quoi ? Déjà ? Et oui ! Aujourd’hui, nous vous livrons quelques conseils pour organiser sereinement cette soirée, sans rien oublier.
1. Anticipez :
La période de Noël est courte et les calendriers des établissements se remplissent très vite. Une réservation rapide s’impose donc, surtout si vous convoitez un lieu en particulier. Commencez vos recherches dès le mois d’Août, car les réservations s’intensifieront en septembre.
2. Fixez une date :
La date parfaite pour votre soirée ne sera ni le week-end, ni pendant les vacances scolaires (réservés aux familles et à la vie privée de vos collaborateurs). Évitez également une soirée le lundi, pour des soucis évidents de productivité. Pourquoi pas le jeudi avant les vacances ? Vous pourrez ainsi organiser le lendemain une journée plus conviviale pour débriefer de la soirée !
3. Définissez une thématique adaptée à votre entreprise :
Afin d’être plus efficace dans la suite de votre organisation, ne vous précipitez pas. Prenez le temps de vous pencher 5 minutes pour définir le contour de l’événement. Quel est l’objectif de cette soirée ? Faire plaisir ? Renforcez les liens ? Créer des liens ? Toute votre organisation découlera de ce choix. Adaptez-vous à la culture de votre entreprise. Formel ? Décontracté ? Sophistiqué ?
Dîner de gala ? Soirée ? Cocktail dînatoire ? Goûter ? Il ne sera pas évident de trouver l’unanimité avec votre concept festif, alors n’hésitez pas à demander autour de vous ce qui peut plaire.
4. Délimitez votre budget :
Bien évidemment, votre soirée dépendra beaucoup des moyens dont vous disposez. Mais rassurez-vous, créer une ambiance conviviale et festive peut se faire, quel que soit le budget ! N’oubliez toutefois pas que la soirée de Noël est le moment de remercier vos salariés pour les efforts qu’ils ont fourni tout au long de l’année, l’événement doit donc être à la hauteur !
5. Trouvez le lieu parfait :
Grandiose, classique ou atypique, le type de salle devra s’adapter à la thématique que vous avez choisie. Pour faire le bon choix, il est conseillé de comparer plusieurs lieux et devis pour votre soirée de Noël d’entreprise. Renseignez-vous sur la capacité réelle de la salle. Une salle trop petite rendra l’événement oppressant, une salle trop grande donnera l’impression de vide. Attention également à la localisation de la salle : une salle excentrée pourra en démotiver plus d’un et posera soucis pour les retours. Enfin, vérifiez avec le propriétaire l’heure de fermeture autorisée.
6. Pensez à la musique :
La musique sera décisive pour faire décoller l’ambiance de votre soirée. Engagez des animateurs, un DJ ou un groupe selon les moyens dont vous disposez. Pensez bien à considérer tous les âges et tous les goûts, afin de faire plaisir au plus grand nombre. Enfin, n’oubliez pas de vérifier avec votre prestataire le volume sonore autorisé.
7. N’oubliez pas le buffet :
Le lieu qui vous accueille propose peut-être de la restauration. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez consulter un traiteur. Prévoyez un beau buffet avec suffisamment de nourriture pour tout le monde. Pensez à proposer plusieurs menus répondants aux différents régimes alimentaires spéciaux : une attention qui sera appréciée à coup sûr.
Si vous proposez de l’alcool, pensez à organiser les retours par navettes, transport ou avec des volontaires. N’oubliez pas les éthylotests ! Prenez soin également de proposer des boissons non alcoolisées tout aussi recherchées (mocktails).
8. Soignez l’accueil et le vestiaire :
En hiver, il fait froid ! Résultat, tous les invités arriveront bien couverts à la soirée ! Si vous êtes plus de 50 personnes, il est donc impératif de prévoir un vestiaire et une hôtesse d’accueil pour le gérer afin de ne pas vous retrouver avec des montagnes de manteaux sur les banquettes…
9. Motivez les troupes :
Pensez à communiquer le plus en amont possible. Les moyens peuvent être divers : mail, carton d’invitation, affiches, flyers, etc… Pourquoi ne pas faire un petit teasing quelques jours avant l’annonce pour créer de l’engouement ?
Par ailleurs, il est fortement conseillé de demander une validation de la part des participants et de planifier quelques rappels pour éviter les oublis.
10. Souvenirs souvenirs… :
Votre soirée est réussie ? Laissez la possibilité d’y prendre des photos souvenirs (Borne Photo GIF, Photocall, Cabine Photos, Tournage de film …) de nombreux outils existent pour rendre votre soirée … inoubliable ! Ce serait quand même dommage d’oublier que le PDG a dansé la Macarena la cravate sur la tête… !
Prêt à vous lancer dans l’organisation de votre soirée de Noël ? Découvrez notre sélection des meilleurs lieux pour une soirée d’entreprise à Noël sur Kactus !
